Irak mevzuatı gereğince Irak’ta faaliyet gösterecek yabancı firmaların Irak makamlarınca kayıt altına alınması zorunludur. Sözkonusu kayıt işlemi, firmanın statüsüne göre iki alternatif süreçle mümkün olmaktadır. Buna göre firma,

-Merkezi yurtdışında bulunduğu halde Irak’ta bir “temsilcilik ofisi(representative office)” veya “şube (branch office)” açarak bunu Irak makamlarına tescil ettirebilmekte,

-Ya da Irak mevzuatı çerçevesinde, farklı isimle Irak’ta yeni bir firma kurabilmekte veya mevcut bir Iraklı firmaya ortak olabilmektedir.

Bir başka ifadeyle yabancıların, Irak’a firmalarının ticari kimlikleri ile gelerek bir temsilcilik veya şube açmaları veya özel şahıs olarak gelerek bir Iraklı firma kurmaları (veya firmaya ortak olmaları) mümkündür.

Her iki yönteme ilişkin takip edilmesi gereken yasal prosedür farklı olup, güncel prosedür aşağıda maruzdur.

1.Mevcut firmanın Irak temsilcilik ofisinin kayıt prosedürü

Yabancı firmaların Irak’ta kain temsilcilik veya şubelerinin faaliyet sicillerini vermeye yetkili kurum, Irak Ticaret Bakanlığı Yabancı Firma Tescil Dairesidir. Daire, doğrudan başvuru kabul etmediğinden tescil işlemi için öncelikle yerel bir avukat ile anlaşılması gerekmektedir.

Bahsekonu işlem için gerekli belgeler,

-Firmanın kendi ülkesindeki kuruluş belgesi (Türkiye’de bağlı bulunduğu ticaret odasından alınacak kayıt belgesi),
-Firmanın Irak’taki temsilciliğinde görevlendireceği temsilcisine vereceği, temsilcinin pasaport bilgilerini de içeren noter onaylı vekaletname,
-Firmanın son yıldaki kar-zarar durumunu gösteren bilanço ve
-Firmanın temsilciliğinin tescil işlemini takip edecek Iraklı avukata verilecek vekaletnameden oluşmaktadır.

Sözkonusu belgelerin Türkiye’de geçerli yeminli tercüman tarafından İngilizce ve Arapçaya çevrilerek, sırasıyla T.C. Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk Genel Müdürlüğüne ve Irak’ın Ankara Büyükelçiliği Konsolosluk Şubesine veya Irak’ın İstanbul Başkonsolosluğuna onaylatılması gerekmektedir. Onaylı belgeler daha sonra, firma tarafından anlaşılan Iraklı avukat tarafından anılan daireye iletilecektir. Bu aşamada firma temsilcilerinin Irak’ta bulunması şartı yoktur.

Tescil işlemi 3,5 – 4 ay sürmektedir. Süreç sonunda, Irak makamlarının şube yerine temsilcilik ofisi açılmasına izin verdiği görülmektedir. Temsilcilik ofisinin, ancak firmanın Irak’ta bir iş üstlenerek faaliyete geçmesi ile Irak makamlarınca “şube” olarak kabul edilmektedir.

Irak mevzuatı uyarınca tescil işleminin tamamlanmasının ardından firma tarafından aşağıdaki bilgilerin de ilgili makama bildirilmesi gerekmektedir.
-Hukuk müşaviri olarak belirlenecek Iraklı avukatın adı,
-Belirlenecek Iraklı Mali Müşavirin adı,
-Firma temsilcilik ofisinin faaliyetlerini yürüteceği adres bilgileri,
-Firma tarafından Irak’ta temsilci olarak görevlendirecek yönetici dahil olmak üzere firma temsilciliğinde çalışacak personelin adları.

Sözkonusu bilgilerin, firmanın Irak makamlarınca tescil edilmesini takip eden bir ay içinde bildirilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde günlük 6.000 Irak dinarı para cezası uygulanmaktadır.

2.Irak’ta yabancıların firma kurmalarına ilişkin prosedür

Irak mevzuatı gereğince, Irak’ta faaliyet gösterecek yabancıların yeni bir şirket kurmaları da mümkündür. Ancak anonim şirketler sadece limitet şirket veya anonim ortaklık şeklinde kurulabilirken, özel şirketler limited şirket, anonim ortaklık, genel ortaklık, kişisel girişim şeklinde adlandırılabilmektedir.

Irak’ta faaliyet gösterecek bir limited şirketin kurulumu için aşağıdaki gerekliliklerin yerine getirilmesi şartı bulunmaktadır.

- Şirket kuruluş senedi

Bu belge şirketin faaliyetine ilişkin temel belge niteliğinde olup aşağıdaki bilgileri içermesi gerekmektedir:

•Şirketin adı, türü ve amacı
•Irak’taki merkez ofisinin adresi
•Kurucusu (veya kurucularının) adı ve uyruğu
•Kurucuların payları ve şirkete katkılarının kaydı

- Asgari sermaye

Şirketin kuruluş aşamasında, Irak’ta faaliyet göstermeye yetkili bir bankada, şirket adına beyan edilebilecek minimum 1.000.000 Irak Dinarı (yaklaşık 100.000 ABD Doları) nakit malvarlığının olması zorunludur. Bu meblağın şirket kuruluş prosedürü boyunca bu hesapta bulunması zorunlu olup, şirket ortaklarının genel toplama katkılarının oranının da şirket kuruluş senedinde belirtilmesi gerekmektedir.

- Hissedarlar

Irak mevzuatı gereğince bir şirketin 25’ten fazla hissedarının olması mümkün değildir. Ancak şirketin yalnızca bir hissedarının olmasının önünde yasal bir engel yoktur.

- Kuruluş belgesi

Yukarıda belirtilen yeterlilikleri haiz girişimlere, Irak Ticaret Bakanlığı Şirket Kayıt Dairesince kuruluş belgesi çıkartılır. Sözkonusu belgenin hazırlanması ile şirket yasal olarak faaliyete geçmiş sayılır. Bütün bu işlemlerin bir avukat aracılığıyla yapılması beklenmektedir. Bu tür şirketlerin de Mali Müşavir göstermesi zorunludur.